113.691 Arsip Fisik Subtantif Yang Telah Lewat Masa Retensi Dimusnahkan

Sleman, Yogyakarta – Seiring dengan tingkat pelayanan penerbitan paspor dan pelayanan warga negara asing yang semakin tinggi, kebutuhan akan ruang penyimpanan arsip yang memadai juga sangat dibutuhkan. Salah satu cara untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik dan benar adalah dengan melakukan pemusnahan arsip yang ada. Kondisi ruang penyimpanan arsip yang terbatas juga menjadi salah satu pertimbangan untuk melakukan pemusnahan arsip secara periodik. Mempertimbangkan hal-hal tersebut, Kantor Imigrasi Kelas I TPI Yogyakarta kembali mengadakan kegiatan pemusnahan arsip fisik subtantif pada Kamis (12/11).

Kegiatan ini dihadiri oleh Kepala Bidang Perizinan dan Informasi Keimigrasian mewakili Kepala Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM DI. Yogyakarta, Kepala Sub Bidang Pelayanan AHU mewakili Kepala Divisi Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM DI. Yogyakarta, Perwakilan Biro Umum Sekretarian Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI dan Arsiparis serta perwakilan Struktural Kantor Imigrasi Kelas I TPI Yogyakarta.

Sebanyak 113.691 berkas arsip fisik subtantif yang terdiri dari arsip permohonan paspor WNI tahun 2016 dan 2017 sebanyak 111.458 berkas dan arsip pelayanan warga negara asing tahun 2016 dan 2017 sebanyak 2.233 berkas yang dimusnahkan dalam kegiatan ini.

Kegiatan diawali dengan sambutan Kepala Kantor Imigrasi Kelas I TPI Yogyakarta, Andry Indrady, menyampaikan bahwa “kegiatan pemusnahan arsip saat ini sangat penting untuk dapat melakukan tata kelola kearsipan dengan baik di Kantor Imigrasi Yogyakarta dan dapat meperbaharui ruang penyimpanan arsip dari yang telah habis masa retensinya digantikan dengan arsip yang masih aktif” jelas Andry.

Dalam kesempatan ini perwakilan Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI, Kepala Sub Bagian Pengelolaan Arsip Inaktif, Emon A Kohar memberikan sambutan dan menyampaikan bahwa Unit Satuan kerja seluruh Indonesia harus dapat mengelola kearsipan dengan baik sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan”.ungkap Emon.

Kegiatan lalu dilanjutkan dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan dan sebagai penutup dalam kegiatan ini dilakukan proses pemusnahan yang dilakukan secara simbolis oleh perwakilan Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI., perwakilan Kepala Divisi Keimigrasian, perwakilan Kepala Divisi AHU dan Kepala Kantor Imigrasi Yogyakarta.